Список заказов
Фактически Система биллинга Слетать.ру представляет собой полнофункциональную CRM, в которой вы будете сопровождать заказ с момента подачи заявки и вплоть до выдачи документов туристам. «Список заказов» - это основной раздел, с которым вам предстоит работать. Он состоит из нескольких подразделов:
- Список заказов. Здесь в систематизированном виде хранится информация обо всех турах, купленных у вас в Системе биллинга Слетать.ру. Раздел разработан таким образом, чтобы вы всегда держали руку на пульсе и могли быстро отреагировать на любые изменения, будь то подтверждение бронирования или отказ от тура.
- Страница заказа. На этой странице вы можете уточнить или изменить любые данные о туре, начиная с информации о туристах и заканчивая страховыми пакетами.
- Ручное создание тура. Изначально Система биллинга Слетать.ру разработана для того, чтобы ваши клиенты могли покупать туры у вас на сайте. Однако если вы используете Модуль поиска Слетать.ру как основной рабочий инструмент, вы также можете оформить заказ в Системе биллинга и хранить его вместе с остальными.
Содержание
Фильтр списка
Открыв Список заказов, вы увидите фильтр списка.
Используя фильтр, вы сможете отобрать заказы по определённому временному интервалу. Чтобы задать начальную или конечную дату интервала, кликните на значок календаря.
Нажмите кнопку «Показать».
Если в вашем Личном кабинете работают несколько менеджеров, менеджер может выбрать только заказы, закреплённые лично за ним, поставив галочку в чекбоксе «Только мои заказы».
Если заказ был создан вручную, он закрепляется за создавшим его менеджером.
Если заказ был создан клиентом на сайте в режиме предварительной обработки турпакета или прямой авторизации денежных средств, он закрепляется за менеджером, который первым произвёл любое действие с турпакетом.
При желании вы можете переназначить ответственного менеджера, изменив настройки на Странице заказа. Обратите внимание, что переназначить менеджера может только Владелец лицензии.
Справа от фильтра заказов расположена кнопка «Добавить заказ». О функции добавления заказа вручную написано ниже в разделе «Ручное создание тура».
Карточка заказа
Структура карточки заказа
1. Для удобства заказы в списке представлены в стандартизированных таблицах — Карточках заказов. Разделы Карточки заказа озаглавлены в шапке списка. Карточка заказа разделена на два блока: информационный и операционный.
В Информационном блоке приведены данные о заказе по разделам:
Заказ: в этом разделе указан номер заказа (большая цифра), дата и время его формирования. Номер заказа представляет собой ссылку, ведущую на Страницу заказа.
Заезд, кол-во ночей: в этом разделе указываются даты заезда и выезда и количество ночей.
Покупатель: здесь указывается ФИО покупателя, телефон и e-mail для связи с ним.
Менеджер: имя менеджера, за которым закреплён заказ.
Если заказ был создан вручную, он закрепляется за создавшим его менеджером.
Если заказ был создан клиентом на сайте в режиме предварительной обработки турпакета или прямой авторизации денежных средств, он закрепляется за менеджером, который первым произвёл любое действие с турпакетом.
Город вылета, страна и город прилёта: здесь указываются начальная и конечная точки перелёта.
ТО: в этом разделе указывается наименование оператора.
Цена: в этом разделе указывается итоговая стоимость тура. При наведении мыши на цену появляется всплывающее окно с расшифровкой стоимости. Как и номер заказа, цена представляет собой гиперссылку, кликнув по которой, вы переходите на страницу заказа.
2. В Операционном блоке размещены ссылки и кнопки, позволяющие производить различные действия над заказом:
Функциональные ссылки: это ссылка «Отменить заказ», доступная в течение всего цикла обработки заказа, и постоянно меняющаяся ссылка для перехода к следующему этапу заказа (см. Этапы работы над заказом).
Строка состояния заказа: в этой строке в режиме реального времени отображается состояние вашего заказа (см. «Этапы работы над заказом»). Также здесь сохраняется важная информация о каждом этапе, которая выводится при наведении мыши на знак «!», расположенный в части строки, соответствующей данному этапу.
Индикатор статуса заказа: сообщает, в каком состоянии находится заказ в данный момент (см. «Этапы работы над заказом»).
3. Выпадающий список «Оплата»: позволяет просмотреть историю транзакций и выставить счёт на доплату.
| Внимание! На момент написания этого руководства функция просмотра истории транзакций находится в разработке и недоступна для пользователей. |
| Внимание! Выставление счёта на доплату возможно только по завершении этапа авторизации. Если клиент ещё не оплатил счёт, вы можете изменить любые его параметры, зайдя на Страницу заказа. Если изменения были произведены после того, как счёт был отправлен клиенту, не забудьте после внесения изменений кликнуть по ссылке «Повторно отправить покупателю тур на оплату». |
4. Если вы выставили клиенту счёт на доплату, в карточке заказа появляется дополнительная строка — Строка состояния доплаты (см. «Выставление счёта на доплату»).
Если заказ был сформирован вручную, в левом верхнем углу его Карточки будет помещена иконка с изображением руки.
Этапы работы над заказом
В таблице ниже описаны этапы обработки заказа в Системе биллинга Слетать.ру. В столбце «Этап» указан этап; в столбце «Состояние заказа» — название этапа в Строке состояния заказа; в столбце «Всплывающее окно» — тип подсказки, всплывающей при наведении мыши на знак «!»; в столбце «Статус заказа» — название этапа на Индикаторе статуса заказа; в столбце «Функциональная ссылка» — текст функциональной ссылки, при помощи которой осуществляется переход на следующий этап.
| Этап | Строка состояния заказа | Всплывающее окно* | Статус заказа | Функциональная ссылка |
| Формирование турпакета | ||||
| Тур не подтвер-ждён, покупа-телем не про-смотрен | Отправить покупателю тур на оплату | |||
| Отправка счёта | «В оплату» | Таймер обратного отсчёта (время для оплаты тура): за 16 часов до окончания — жёлтый; за 8 часов — красный. | Не просмотрен покупателем | Повторно отправить покупателю тур на оплату |
| Получение счёта клиентом | «Получен» | Дата и время получения счёта. | Просмотрен покупателем (указывается дата) | Повторно отправить покупателю тур на оплату |
| Описанные выше этапы актуальны только при оплате с предварительной обработкой турпакета (см. «Процесс оплаты тура»). | ||||
| Авторизация — клиент начал проведение платежа | «Авторизация» (отмечен синим цветом) | Дата и время начала авторизации | Покупатель проводит платёж | |
| Авторизация — платёж авторизован успешно | «Авторизация» (отмечен зелёным цветом) | Дата и время авторизации платежа | Платёж покупателя авторизован (отмечен зелёным цветом) | Запросить бронирование тура у туроператора |
| Авторизация — платёж не авторизован | «Авторизация» (отмечен красным цветом) | Причина ошибки | Платёж покупателя отклонён платёжной системой (отмечен красным цветом) | Повторно отправить покупателю тур на оплату |
| Запрос на бронирование | «Запрос к ТО» | Номер заявки и дата её формирования | На бронировании тура у туроператора | Тур забронирован у туроператора |
| Бронирование подтверждено | «Подтверждено ТО». | Номер заявки и дата её формирования | Тур подтверждён туроператором | Подтвердить платёж |
| Списание денежных средств | «Оплачено». | Дата и время списания денежных средств | Платёж подтверждён | Закончить работу над заказом |
| Завершение работы над заказом | «Завершено». | Дата и время завершения работы | Заказ выполнен | |
| Отмена заказа | ||||
| Выполнение заказа прекращено | ||||
| Отмена авторизации | «Отмена авторизации» | Дата и время отмены | Авторизация средств отменена | |
| Возврат денежных средств | «Возврат» (отмечен фиолетовым цветом). | Дата и время возврата | Денежные средства возвращены |
- - Появляется при наведении мыши на знак «!»
Страница заказа
В правом верхнем углу Страницы заказа расположен выпадающий список «Скачать документы» и кнопка «Ограничения».
«Скачать документы»
Здесь вы можете скачать документы, формируемые Системой биллинга Слетать.ру автоматически, на основании данных турпакета, по шаблону, который вы можете отредактировать при помощи Дизайнера шаблонов SLETAT.RU (см. «Дизайнер документов»). Это договор-оферта, лист бронирования и памятка туристу о пребывании в стране.
«Ограничения»
При наведении мыши на эту кнопку появляется всплывающее окно, в котором вы можете вручную настроить срок оплаты счёта.
Рабочие области Страницы заказа
| Внимание! Во время авторизации вы не сможете вносить в заказ никаких изменений. По завершении авторизации вы сможете изменить стоимость тура, но только в сторону увеличения. Когда стоимость будет изменена, в Карточке тура появится красный флажок, сигнализирующий о необходимости выставить счёт на доплату (см. Рис. 3.78 в «Выставление счёта на предоплату»); сумму счёта Система рассчитает автоматически (см. «Выставление счёта на доплату») В документах, которые получит турист (договор-оферта, лист бронирования и т. д.). изменения также будут зафиксированы. |
Страница заказа разделена на 9 рабочих областей, в каждой из которых вы можете редактировать информацию об определённом параметре тура.
Информация о туре
Здесь указаны название туроператора, название тура, даты заезда и выезда, количество ночей, страна заезда, стоимость тура, размер предоплаты и срок оплаты заказа, а также имя менеджера, ответственного за заказ. Чтобы отредактировать данные, нажмите кнопку «Изменить».
В открывшемся окне внесите изменения и нажмите кнопку «Сохранить».
Заказчик. В этой рабочей области указаны ФИО заказчика, телефон и e-mail для связи, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи и наименование выдавшего органа), адрес. Чтобы отредактировать данные, нажмите кнопку «Изменить».
В открывшемся окне внесите изменения и нажмите кнопку «Сохранить». Туристы. Эта рабочая область содержит информацию о туристах: фамилия и имя латинскими буквами (как в загранпаспорте), пол, дата рождения, страна проживания, город проживания, гражданство, данные загранпаспорта Введите данные вручную или выберите их из списка. Введите дату вручную или выберите число, месяц и год в календаре.
Введите время вручную или отрегулируйте минуты и часы при помощи слайдера.
Введите дату и время вручную или выберите число, месяц и год в календаре, а часы и минуты отрегулируйте при помощи слайдера.
| Нажмите, чтобы внести изменения в существующую запись.
Нажмите, чтобы добавить новую запись. Нажмите, чтобы удалить существующую запись. Нажмите, чтобы сохранить внесённые изменения. Нажмите, чтобы вернуться к странице заказа без сохранения. (серия, номер, наименование выдавшего органа) и, при необходимости, телефон и e-mail для связи. Чтобы отредактировать существующие данные, нажмите кнопку «Изменить». Чтобы внести данные о новом туристе, нажмите кнопку «Добавить туриста». |
Информация о туроператоре
В этом разделе указывается полное и сокращенное наименование туроператора, Юридический и физический адрес туроператора, номер в реестре и контактные данные: email, сайт, а так же контактный телефон. Выборка данных из базы Слетать.ру по конкретному туроператору происходит путём выбора соответствующего юридического лица в поле: "Финансовые гарантии". Доступен ручной ввод данных.
| Информация о туроператоре обязательна к заполнению для выставления счёта туристу и подтверждения оплаты тура. |
|---|
Сведения об организации, предоставившей туроператору финансовое обеспечение
В разделе доступна информация об организации предоставившей финансовое обеспечение для указанного в разделе Информация о туроператоре юридического лица. Данные подтягиваются автоматически из базы Слетать.ру после заполнения раздела Информация о туроператоре. Доступен ручной ввод данных.
Проживание
В этом разделе указаны название страны, название курорта, название отеля, даты заезда и выезда, тип проживания, тип номера и режим питания. При необходимости вы можете также оставить какое-либо примечание. Чтобы отредактировать существующие данные, нажмите кнопку «Изменить». Чтобы добавить новые данные, нажмите кнопку «Добавить запись».
В открывшемся окне введите данные и нажмите кнопку «Сохранить».
В открывшемся окне введите данные и нажмите кнопку «Сохранить».
Авиаперелёты
В этой рабочей области хранится информация об авиабилетах: тип рейса («Вылет» или «Прибытие обратно»), даты и время вылета и прибытия, город и аэропорт вылета и прибытия, размеры топливного сбора, название авиакомпании, стоимость билета, размер доплаты за бизнес-класс, номер рейса, время в пути, наименование борта. Чтобы отредактировать существующие данные, нажмите кнопку «Изменить». Чтобы добавить новый авиабилет, нажмите кнопку «Добавить запись».
В открывшемся окне введите необходимые данные и нажмите кнопку «Сохранить».
Трансфер
В этой рабочей области вы можете отредактировать данные о трансфере: дата, время, направление трансфера («В отель» или «Из отеля в аэропорт вылета»), название аэропорта, название отеля, тип трансфера, номер рейса, стоимость трансфера. Чтобы отредактировать существующие данные, нажмите кнопку «Изменить». Чтобы добавить данные о новом трансфере, нажмите кнопку «Добавить запись».
В открывшемся окне введите необходимые данные и нажмите кнопку «Сохранить».
Страхование
Эта рабочая область предназначена для редактирования информации о страховых услугах, заказанных клиентом. Чтобы добавить запись, поставьте галочки в нужном чекбоксе и укажите стоимость страхового пакета. Нажмите кнопку «Сохранить».
Дополнительные услуги
В этой рабочей области хранится информация о прочих услугах, заказанных клиентом. Чтобы отредактировать существующие данные, нажмите кнопку «Изменить» рядом с услугой, данные о которой вы хотите отредактировать. Чтобы добавить новую услугу, поставьте галочку в нужный чекбокс, укажите название услуги, дату и время оказания, стоимость. Нажмите кнопку «Сохранить».
Если в списке нет нужной вам услуги, поставьте галочку в чекбокс «Своя услуга» и введите её название.
| Внимание! Список дополнительных услуг иногда может меняться. Система биллинга Слетать.ру анализирует услуги, вводимые всеми пользователями в поле «Своя услуга» и автоматически добавляет в список самые популярные. |
Визы
Чтобы отредактировать данные об уже добавленной визе, найдите её в списке туристов и нажмите кнопку «Изменить». Чтобы добавить новую визу, выберите туриста, которому нужна виза и поставьте галочку в чекбоксе «Виза требуется». Введите название визы и её стоимость, нажмите кнопку «Сохранить».
Чтобы сохранить изменения, внесённые в турпакет и вернуться к списку заказов, нажмите кнопку «Вернуться к списку заказов».
